Zeit & Geld sparen dank digitalen Unterschriften

“Bitte einmal hier gegenzeichnen.”, “Sie können noch nicht gehen, ich brauch später noch eine Unterschrift von Ihnen.” oder “Hier sind alle Dokumente, die bitte heute noch von Ihnen unterschrieben werden müssen.”  - Kennen Sie diese Sätze aus Ihrem Alltag? 

Die persönliche Unterschrift hat heute weiterhin einen hohen Stellenwert, im Privatleben sowie auch auf der Arbeit. Doch warum eigentlich, wo doch ansonsten so gut wie alles digitalisiert und dadurch vereinfacht sowie beschleunigt wurde?

Natürlich könnte man nun sagen, dass etwas gegenzuzeichnen nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, doch je nach Situation stimmt dies nicht ganz. Warten Sie beispielsweise auf ein wichtiges Paket oder Einschreiben, so müssen Sie manchmal mehrere Stunden zu Hause verbringen, um ja nicht den Boten zu verpassen. Ebenfalls im Büro kann, je nach Position, Ihre Unterschrift essentiell sein. So müssen Sie, trotz schon anstehendem Feierabend, darauf warten, dass Ihre Kollegen oder Angestellten das Schriftstück beenden, das unbedingt noch an diesem Tag mit Ihrer Signatur rausgehen muss. In so manchen Job können ebenfalls Berge von Papieren anfallen, die von Ihnen unterschrieben werden müssen. Nicht nur tut Ihnen danach sehr wahrscheinlich das Handgelenk und die Finger weh, sondern Sie haben ebenfalls wertvolle Zeit dafür aufgewandt.

Die digitale Unterschrift leistet Abhilfe bei diesen Problemen und hat ebenfalls viele weitere Vorteile. Welche und wie das ganze funktioniert, können Sie hier in diesem Artikel nachlesen.

Die digitale Unterschrift - Was ist das?

Die digitale Unterschrift ist nicht einfach nur Ihre Signatur, die Sie mit einem Bearbeitungsprogramm unter ein Dokument “kritzeln” oder die Sie als eine Art Foto einfügen. Dies wäre zu unsicher und würde das Fälschen von Gegenzeichnungen zu einfach machen. Es ist viel mehr ein Zusammenspiel von neuester Technik und rechtlichen Mechanismen, denn Sicherheit hat oberste Priorität.

Unternehmen, die e-Signaturen anbieten, unterliegen detaillierten Bestimmungen, die eine lückenfreie Authentifizierung sowie einen klaren Zustimmungsnachweis garantieren. Zusätzlich müssen die “Papiere” nach Unterschrift elektronisch versiegelt werden.

Haben Sie also einen Anbieter gefunden, so stellen Sie sicher, dass die Auflagen erfüllt sind. Viele dieser Firmen stammen aus Amerika, doch vereinzelt sind auch in Europa ansässige mit dabei, z. B. Yousign.com. Den letzteren sind definitiv die Gesetzgebungen der EU bekannt und vermitteln somit zusätzliche Sicherheit.

Ist Ihr Entschluss gefasst und Sie haben sich für ein Unternehmen entschieden, können Sie online einfach Ihre persönliche Datenbank mit Ihren Mitarbeitern, Dienstleistern und/oder Kunden anlegen. Dabei können Sie sogar bestimmen, wer zuerst nach seiner Unterschrift gefragt wird. Danach werden die zu unterzeichnenden Dokumente einfach hochgeladen und schon können Sie Teil dieses neuen Digitalisierungstrends sein.

Weitere Vorteile von e-Signaturen

Nicht nur die zuvor erwähnte Zeitersparnis ist ein Vorteil bei digitalen Unterschriften. Wie weiter oben erklärt spielt die Sicherheit Ihrer Daten eine extrem wichtige Rolle bei Anbietern. Aus diesem Grund ist das Risiko von Missbrauch oder auch einfach nur Fehlern um einiges geringer. Ein unterschriebenes Blatt Papier kann schnell mal aus dem Büro entwendet werden oder auf den Postweg verschwinden. Eine e-Signatur ist sicher elektronisch versiegelt bei Ihrem ausgewählten Dienstleister.

Doch damit nicht genug. Mehr und mehr Unternehmen steigen auf papierlose Büros um. Mit der Digitalisierung Ihrer Unterschrift schaffen Sie auch den letzten Schritt, denn häufig sind gegengezeichnete Dokumente das letzte Zünglein an der Waage. Schonen Sie die Umwelt und verringern Sie den Platzbedarf Ihrer Firma - Digitale Unterschriften können mit allen üblichen Dateiformaten, wie PDF, Word oder Excel angewendet werden.

Wie Sie erkennen können, schreitet die Digitalisierung immer weiter voran und ist nun endlich auch dort angekommen, wo früher die persönliche Anwesenheit unumgänglich war. e-Signaturen besitzen eine Vielzahl von Vorzügen, probieren Sie es doch einfach einmal über einen gewissen Testzeitraum aus, den manche Unternehmen kostenfrei anbieten.